Приёмка товара · 1С для Казахстана
Как внести накладную поставщика в 1С: три способа
Вручную через «Поступление товаров», загрузкой из файла или ЭСФ и по фото накладной. Разбираем, сколько времени уходит на каждый способ, где появляются ошибки и какой выбрать, если поставок много.
Способ 1. Вручную через «Поступление товаров»
Классический путь, который знает каждый бухгалтер и кладовщик. В 1С:Бухгалтерии для Казахстана это раздел Покупки → Поступление (акты, накладные), в Управлении торговлей и Рознице — документ «Поступление товаров».
Способ надёжный, но медленный. Накладная на 30 строк — это 15–30 минут, если товары легко находятся в справочнике. Типичные ошибки: лишний ноль в количестве, цена за упаковку вместо цены за штуку, не та ставка НДС. Именно из-за них потом не сходятся остатки.
Способ 2. Загрузка из файла или ЭСФ
Если поставщик присылает накладную в Excel, табличную часть можно заполнить загрузкой: во многих конфигурациях есть команда загрузки из файла, а для остальных — стандартная обработка «Загрузка данных из табличного документа».
Второй вариант — электронный счёт-фактура. Если поставщик выписал ЭСФ, в 1С:Бухгалтерии для Казахстана его можно получить через обмен с ИС ЭСФ и создать поступление на основании входящего счёта-фактуры.
- Названия не совпадают. У поставщика «Молоко 3,2% 1л тетрапак», у вас «Молоко 1 л». Каждую строку всё равно приходится сопоставлять с вашей номенклатурой.
- Файл бывает не всегда. Половина поставщиков привозит только бумагу, а Excel у каждого в своём формате.
- ЭСФ приходит позже товара. Поставщик может выписать его через несколько дней, а товар нужно принять и продавать сегодня.
Способ 3. По фото накладной
Кладовщик фотографирует бумажную накладную телефоном или пересылает PDF от поставщика. Строки распознаются автоматически, и в 1С создаётся готовое поступление. Так работает распознавание накладных в YesWeScan.
Главное отличие от загрузки из файла — память сопоставлений. Если однажды вы указали, что «Молоко 3,2% 1л тетрапак» у этого поставщика — это ваше «Молоко 1 л», в следующей накладной бот подставит его сам. Через несколько поставок почти все строки распознаются без участия человека.
Сравнение способов
| Способ | Накладная на 30 строк | Где ошибаются | Когда подходит |
|---|---|---|---|
| Вручную | 15–30 минут | количество, цена, НДС | несколько накладных в неделю |
| Excel или ЭСФ | 5–15 минут на сопоставление | не та номенклатура | поставщики присылают файлы вовремя |
| По фото | 1–3 минуты на проверку | спорные позиции видно до проведения | много поставок и бумажные накладные |
Как не ошибиться при приёмке
- Сверяйте количество с фактом, а не с бумагой. Накладная — это то, что поставщик обещал привезти. Пересчитайте коробки до того, как документ будет проведён.
- Следите за единицами измерения. Цена за упаковку из 12 штук, внесённая как цена за штуку, ломает и себестоимость, и наценку.
- Проверяйте ставку НДС. Если поставщик не плательщик НДС, а в документе стоит 12%, это всплывёт в отчётности.
- Сохраняйте фото накладной. При споре с поставщиком снимок с датой решает больше, чем память кладовщика.
Вопросы о вводе накладных в 1С
- Как внести накладную от поставщика в 1С?
Через документ «Поступление товаров»: выберите поставщика и склад, перенесите строки с количеством, ценой и НДС и проведите документ. Ускорить можно загрузкой из Excel, созданием поступления по входящему ЭСФ или распознаванием фото накладной. - Можно ли загрузить накладную в 1С по фото?
Да, с помощью сервисов распознавания. В YesWeScan фото или PDF накладной присылают в Telegram-бот, он разбирает строки и создаёт поступление в 1С или МоемСкладе. - Что делать, если названия товаров у поставщика другие?
Сопоставить их с вашей номенклатурой один раз. Бот запоминает соответствие для каждого поставщика и в следующих накладных подставляет товар сам. - Подходит ли это для МоегоСклада?
Да. Для МоегоСклада создаётся документ «Приёмка» так же, как поступление в 1С.
Покажем на вашей накладной
Оставьте номер — разберём вашу настоящую накладную и подключим на 15 дней бесплатно.